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客服精英是如何与用户高效沟通的?



     沟通能力很重要,人际交往、学习、工作……,都离不开沟通。只要和他人交流,就需要沟通能力。尤其对于客服人来说,更是必不可少的专业技能。然而,思维方式的差异,语言表达与理解的不同,自我中心的思考方式等,常常令沟通变的不那么容易。那么,客服该如何做,才能让沟通更有效呢?


NO.1用最简洁的语言 表达最全面的信息

      日常生活中,我们可以随意组织语言,用大量的话语去表述一个意思,但在服务场景中,这些情况都要避免。毕竟,用户来电意图是非常明显的。

举个例子,用户收到货品损坏,来电/在线咨询退款事宜。

客服一:您的心情我非常理解,为了给您不造成更大的麻烦,所以我们会申请给您退款的,具体的流程是这样的...,您还有什么不明确的吗...,再次对您表示歉意。

客服二:很抱歉,我会尽全力帮您申请退款的,操作是...

      站在用户立场来看,相比较第一段回答,第二段能让人更快的抓住重点。因此,客服在表述前要尽量减少冗余信息,用最精准、简练的语言,把信息要点简明扼要的表述出来,尽可能降低用户的接收成本。

NO.02说对方想听的话 

      说起感情里,女生听到后最容易生气的词,一定非“多喝热水”莫属。毕竟,她心理期待的不是这句,而男生扔出了热水治百病的技能包,不怪女生怒气冲冲。出现这种问题的原因,主要在于男方缺少同理心,在沟通中没有站在女方的角度设身处地的思考问题。毕竟,哪位女士不想受伤之后,得到男方实际行动全方位的贴心守候呢?

      用户沟通也是如此,试想一下,如果用户正在等候商品物流,结果迟迟未到;正在选购衣服,结果尺码不确定了。用户的情绪一定会受到影响,如果此时,客服不理解用户,没有说出用户想听的话,那肯定会矛盾重重。

      因此,为了避免沟通出现矛盾,客服需要主动以心换心、换位思考。在同样时间、地点、事件里,把当事人换成自己,认同用户所正经历的情绪表现愤怒、郁闷、担心等,从用户角度出发解决问题。毕竟高情商的沟通,不是表达意见,而是让对方接受你的表达。

NO.03找准问题根基 解决用户问题

      客服需要明确,用户来电本质是想解决问题的,他们最想要了解的是:问题能解决吗?谁能给我解决?怎么解决?什么时间能完成?因此,在沟通中,客服要抓住本质,从实际出发,解决用户问题。

确认来意,明确责任对象及处理流程

      弄清用户的来意:咨询、投诉、反馈。

      谁能处理:我的权限是否足够,需不需转移上级?

      怎么处理:一般情况按规定回答问题,但要灵活变通,切实保障用户利益。

制定解决方案

      如果可以立即处理,那就迅速解决,并告知用户这个方案能解决什么问题?为什么我们要采取这个方案?这样的表达,能让用户更为信服。对于解决不了的问题,可以给用户提供一种替代的解决方案哪怕这个替代方案用户不满意,但他能明确了解到你努力。作为“客服”,我们要学会抓住核心,先解决好用户最迫切的问题。